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您现在的位置:首页> 详细内容企业档案资料管理不容忽视

      3月21日,集团公司组织相关人员对置业公司档案资料进行专项检查。在检查过程中,发现许多问题,比如档案资料不全,未合理归类等。通过此次档案资料检查以及结合日常工作实践,对企业档案资料管理工作有了更深层面的认识。

      企业档案是公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的具有一定保存价值的文字、图表、声像等不同形式的文件资料,是公司管理的第一手资料,也是一个公司资产的重要组成部分,更是公司生产、经营、管理等工作的各项基础。档案管理工作对公司长久发展至关重要,这就要求档案管理人员,既要有扎扎实实的业务功底,又要有较强的管理能力和服务意识。

      档案资料管理工作可分为收集、鉴定、分类、整理、归档、保管、提供利用七个环节。

      1、档案收集要把分散的资料接收、集中起来,资料接收时,要审查资料的原始性、完整性、合法性。

      2、档案管理人员对收集起的资料根据内容、形式、类型等特征对档案资料进行分类、整理。

      3、整理的档案资料按照档案管理的相关要求分类装入档案盒中,整理目录台账(电子版和纸质版)和备注档案标签,并按照公司要求存放档案室内,由档案管理人员固定保管。

      4、统一归档的档案资料,一般不得外借,只允许在档案室内查阅;特殊情况下,由档案管理人员复印,并填写借阅申请,由负责人签字批准。 

      5、作为房地产开发企业,工程档案及与政府部门对接资料较多,平时使用较频繁,尤其是在办理房产证时,给相关部门提供资料较多且跨越年限较久远,此时更能体现档案资料管理的价值。

      对于企业档案管理工作,公司及各部门应提高档案管理意识,加强沟通和交流,使档案管理工作与各项工作同步进行。集团公司应定期对各子公司档案进行检查,各子公司定期要对档案管理进行自查,以确保档案管理标准化、规范化。对档案管理人员进行专业培训,提高档案管理能力。加强档案资料保密工作,坚决不允许档案泄密情况发生。

                                 文/刘庆田(综合部)